การเย็บเอกสารเป็นขั้นตอนทั่วไปในสภาพแวดล้อมของธุรการและสำนักงาน แม้จะดูเรียบง่าย แต่ก็มีข้อบังคับพิเศษที่กำหนดกฎสำหรับการเย็บเอกสารและการดำเนินการ และกฎเหล่านี้ควรทราบเพื่อไม่ให้เอกสารที่ส่งไปยังการประกวดราคาหรือที่เก็บถาวรจะไม่ถูกส่งคืนสำหรับการประมวลผลและการแก้ไขเพิ่มเติม
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เพื่อความปลอดภัยของเอกสารหลังการฉายแสง และเพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารถูกจัดเก็บไว้ในลำดับที่ถูกต้อง จะต้องระบุหมายเลขแผ่นงานทั้งหมดยกเว้นสินค้าคงคลัง เอกสารจะเรียงตามลำดับเวลาหรือตามตัวอักษร ซองจดหมายที่มีแผ่นงานซ้อนกันจะถูกกำหนดหมายเลขก่อนแผ่นที่ซ้อนกัน แผ่นเปล่าไม่รวมอยู่ในเคสและถูกทำลายโดยไม่มีหมายเลข
ขั้นตอนที่ 2
กำหนดหมายเลขแผ่นของเคสด้วยดินสอง่ายๆ จากบนลงล่าง โดยปล่อยให้ตัวเลขอยู่ที่มุมขวาบนของแต่ละแผ่นโดยไม่ส่งผลต่อข้อความ หมายเลขภาพถ่ายและกราฟิกที่ด้านหลังที่มุมซ้ายบน
ขั้นตอนที่ 3
หากเอกสารมีแผนที่ที่ติดกาวจากหลายแผ่น ให้นับเป็นแผ่นเดียว โดยระบุจำนวนแผ่นในการติดกาว ในตอนท้ายของการนับ ให้เขียนจดหมายรับรองในแผ่นงานแยกต่างหาก ระบุจำนวนแผ่นงานและคุณสมบัติของเอกสารแต่ละฉบับรวมถึงสภาพร่างกาย
ขั้นตอนที่ 4
นอกจากนี้ต้องมีการจัดทำสินค้าคงคลังสำหรับชุดเอกสารที่ยื่น อย่านับแผ่นสินค้าคงคลัง ในสินค้าคงคลัง ให้เขียนชื่อเอกสาร ป้อนวันที่ของสินค้าคงคลัง คำอธิบายประกอบที่กำหนดวัตถุประสงค์ของชุดเอกสาร และแสดงรายการเอกสารทั้งหมดโดยคำนึงถึงจำนวนแผ่นงานด้วย ที่ส่วนท้ายของสินค้าคงคลัง ให้ป้อนชื่อ นามสกุล และนามสกุลของผู้ริเริ่ม
ขั้นตอนที่ 5
ขนาดของฝาครอบแต่ละเคสควรเป็น 229x324 มม. ในแผ่นแรกและแผ่นสุดท้ายของกล่อง ให้ติดแถบกระดาษแข็งบางๆ ก่อนเย็บ สายไฟผ่านแถบเหล่านี้ ใช้กาวซิลิเกตเพื่อทำให้เคสสมบูรณ์
ขั้นตอนที่ 6
ที่ขอบด้านซ้ายของระยะขอบ โดยไม่ต้องแตะช่องข้อความ ทำสามรูด้วยสว่านหรือเจาะรูแบบสมมาตรตลอดความสูงทั้งหมดของแผ่นงาน โดยเว้นระยะห่าง 3 ซม. สำหรับการเย็บผ้า ให้ใช้ด้ายเย็บผ้าหรือเกลียวธนาคารและเข็มเย็บผ้า
ขั้นตอนที่ 7
เย็บเอกสารสองครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าชุดอุปกรณ์มีความแข็งแรง ดึงปลายด้ายออกจากรูตรงกลางที่ด้านหลังของแผ่นสุดท้ายแล้วมัดเป็นปม ติดสติกเกอร์บนเคสพร้อมจารึกรับรอง ปิดผนึก และปิดชุดประกอบ
ขั้นตอนที่ 8
ปล่อยให้ปลายด้ายว่าง ป้ายรับรองต้องมีลายเซ็นที่ชัดเจนและอ่านง่ายของผู้จัดการและตราประทับขององค์กร