มีหลายสิ่งที่สำคัญสำหรับการประชุมทางวิดีโอ คุณต้องกำหนดค่าอุปกรณ์อย่างถูกต้อง สิ่งสำคัญคือต้องจัดระเบียบทุกอย่างให้ดี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคนอื่นๆ ในการประชุมไม่มีปัญหากับเสียงและวิดีโอ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เริ่มเตรียมการประชุมทางวิดีโออย่างจริงจังล่วงหน้าไม่เกิน 24 ชั่วโมง ตรวจสอบฮาร์ดแวร์ทุกอย่างใช้งานได้หรือไม่ ในการดำเนินการนี้ ให้ทดสอบแฮงเอาท์วิดีโอ คุณไม่ควรเลื่อนการทดสอบอุปกรณ์จนถึงตอนเย็น ทางที่ดีควรทำในตอนเช้า หากคุณพบปัญหาโดยฉับพลัน คุณจะสามารถรับมือกับปัญหาได้ภายในหนึ่งวัน: ติดต่อช่างเทคนิคและแนะนำให้พวกเขาแก้ปัญหา
ขั้นตอนที่ 2
เตรียมห้องประชุมของคุณ ติดตั้งกล้องเพื่อไม่ให้แสงส่องโดยตรง ตรวจสอบคุณภาพของภาพ ทางที่ดีควรจัดการประชุมโดยใช้แสงประดิษฐ์ เนื่องจากความเข้มของแสงแดดที่ส่องผ่านหน้าต่างจะขึ้นอยู่กับสภาพอากาศเป็นอย่างมาก เมื่อเปิดไฟ คุณสามารถตั้งค่ากล้องให้เปิดกล้องในวันถัดไปโดยไม่ต้องกังวล
ขั้นตอนที่ 3
เสียบไมโครโฟนและตรวจสอบว่ามีเสียงและเสียงดีเพียงพอ คุณอาจต้องปรับ EQ ของไมโครโฟนเพื่อลดเสียงฟู่หรือเสียงนกหวีด ทำไว้ล่วงหน้าอย่าเลื่อนไปเป็นวันประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างทำงาน ปรับระดับเสียงของไมโครโฟนเพื่อให้คุณสามารถพูดได้อย่างสงบโดยไม่ต้องขึ้นเสียง และทุกคนจะได้ยินคุณอย่างสมบูรณ์แบบ
ขั้นตอนที่ 4
อย่าลืมเชิญช่างเทคนิคเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอด้วย อย่างไรก็ตาม หากบางสิ่งบางอย่างล้มเหลว (ท้ายที่สุด อะไรก็เกิดขึ้นได้) เขาจะช่วยแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของการหยุดชะงักและปัญหาในการประชุมทางวิดีโอคือปัญหาทางเทคนิคทุกประเภทอย่างแม่นยำ
ขั้นตอนที่ 5
ตรวจสอบอุปกรณ์ทั้งหมดอีกครั้งก่อนเริ่มการประชุมไม่กี่นาที ผู้เข้าร่วมอาจต้องได้รับการเรียกล่วงหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาทำได้ดีเช่นกัน
ขั้นตอนที่ 6
เคารพมารยาทการประชุมทางวิดีโอ ขั้นตอนแรกคือการแนะนำทุกคนที่เกี่ยวข้อง หากการประชุมเป็นแบบมัลติเธรด ให้แต่งตั้งประธานในแต่ละกลุ่มเพื่อมอบพื้นที่ให้กับผู้นำเสนอ ควบคุมกระบวนการเพื่อไม่ให้ทุกคนพยายามพูดพร้อมกัน
ขั้นตอนที่ 7
จำไว้ว่าคุณในฐานะผู้นำเสนอการประชุมอยู่ในความสนใจ ในห้องประชุมไม่มีคนอยู่รอบตัวคุณ แต่มีกล้อง ดังนั้นให้สังเกตพฤติกรรมและท่าทางของคุณ หากต้องการปิดเสียงเพื่อลดเสียงรบกวนให้แจ้งเตือนบุคคลอื่น หากมีปัญหาใด ๆ กับการเชื่อมต่อ ให้สงบและยิ้ม อย่าประหม่า