แม้ว่าเทคโนโลยีสมัยใหม่จะนำมาซึ่งความไร้สาระในชีวิตส่วนตัว และเราก็หยุดเขียนจดหมายถึงเพื่อน คนรู้จัก และญาติแล้ว แต่การติดต่อทางธุรกิจก็ยังคงมีความเกี่ยวข้องอยู่ เนื่องจากจดหมายธุรกิจเป็นเอกสารทางกฎหมาย เช่นเดียวกับข้อตกลงที่ลงนามและดำเนินการอย่างถูกต้องอื่นๆ ดังนั้นใครก็ตามที่ทำงานด้านการติดต่อสื่อสารจำเป็นต้องเรียนรู้วิธีเขียนจดหมาย
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
หากเราตกลงกันว่าจดหมายธุรกิจเป็นเอกสาร การออกแบบจะต้องเป็นไปตามมาตรฐานและข้อกำหนดสำหรับเอกสารทั้งหมด มันเขียนบนหัวจดหมายขององค์กร บนกระดาษเขียนมาตรฐาน A4 ตามเนื้อผ้า แบบอักษร Times New Roman หรือ Arial ขนาด 12 ระยะขอบด้านซ้าย 3 ซม. ด้านขวา - 1.5 ซม.
ขั้นตอนที่ 2
แบบฟอร์มต้องมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเกี่ยวกับองค์กรที่คุณเป็นตัวแทน: ชื่อ ที่อยู่ตามกฎหมาย รายละเอียดธนาคารและแฟกซ์ติดต่อ โทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล
ขั้นตอนที่ 3
ทางด้านซ้าย ให้ระบุหัวเรื่องของจดหมาย พยายามใส่วลีสั้นๆ หนึ่งวลี ทางด้านขวา ให้เขียนจดหมายถึงใคร - ชื่อ, ชื่อย่อของผู้รับ, ตำแหน่ง, ชื่อและที่อยู่ขององค์กร เริ่มต้นจดหมายธุรกิจทั้งหมดที่มีที่อยู่ "เรียน … " ในที่อยู่ต้องแน่ใจว่าได้เขียนชื่อและนามสกุลของผู้รับ
ขั้นตอนที่ 4
ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนจดหมาย ให้เน้นและพิจารณาว่าความคิด ข้อเสนอ หรือข้อมูลใดที่คุณต้องการถ่ายทอดไปยังผู้ตอบของคุณ คุณต้องเข้าใจว่าตัวอักษรที่ยาว สับสน และไม่ต่อเนื่องกันนั้นไม่มีใครอยากอ่าน
ขั้นตอนที่ 5
เพื่อที่ว่าหลังจากประโยคแรก จดหมายของคุณจะไม่ถูกส่งไปยังถังขยะหรือเลิกติดตาม นำเสนอข้อความของคุณตามลำดับตรรกะ เพื่อให้แต่ละประโยคที่ตามมามีความต่อเนื่องของประโยคก่อนหน้าและเต็มไปด้วยความหมายใหม่ จดหมายดังกล่าวจะถูกอ่านด้วยความสนใจ นอกจากนี้ให้พยายามเก็บให้อยู่ในปริมาตร 1 แผ่น นี่เป็นเครื่องบ่งชี้ความสามารถของคุณในการแสดงความคิดของคุณสั้นๆ และชัดเจน ซึ่งจะดึงดูดผู้รับเข้ามาหาคุณในทันที
ขั้นตอนที่ 6
ในข้อความของจดหมาย ให้ระบุย่อหน้าแรกเพื่อสรุปปัญหา งาน และระบุเหตุผลว่าทำไมจึงจำเป็นต้องแก้ไข จากนั้นแสดงความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้ ให้ข้อเสนอแนะหรือข้อมูลที่จำเป็นเท่านั้น โดยสรุป ให้สรุปผลและอธิบายประโยชน์ของการยอมรับข้อเสนอของคุณหรือให้การวิเคราะห์สั้นๆ เกี่ยวกับข้อมูลที่คุณนำเสนอข้างต้น
ขั้นตอนที่ 7
ลงนามในจดหมาย ให้สำเนาลายเซ็นระบุตำแหน่งและหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ